Installation dans les fonctions d'agent comptable

La passation de service

• Memento des passations de service pour la rentrée 2011

• Le rectorat n'intervient pas dans la fixation de la date de la passation de service. L'agent comptable (entrant ou sortant) doit prendre contact avec :

le Secrétaire Général de l'IA du département concerné,

l'Inspecteur du Trésor, ordonnateurs,

les chefs d'établissements concernés.

Le seul document obligatoire pour l'agent comptable entrant le jour de passation est son arrêté de nomination rectoral établi par la Division du Personnel de l'Administration et de l'Encadrement (DPAE) du Rectorat de Toulouse.

Missions des gestionnaires des EPLE

Consulter la Circulaire n°97-035 du 6 février 1997

L'assurance personnelle

Le cautionnement n'étant pas la garantie du comptable et du régisseur, mais seulement de l'Etat ( l'AFCM demandera au comptable le reversement de la somme qui lui a été versée suite à une mise en débet ), il est fortement conseillé aux comptables de souscrire, dès leur entrée en fonction, une assurance personnelle.

Cette assurance constituera une sécurité pour le comptable ou le régisseur dans le cas où la demande de remise gracieuse n'aboutit pas favorablement.

La prestation de serment

• L'article 17 du décret n°62-1587 du 29 décembre 1962 relatif au règlement général de la comptabilité publique précise que l'agent comptable est tenu de prêter serment devant la Chambre Régionale des Comptes (CRC). Le comptable intérimaire n'est pas tenu à la prestation de serment.
• L'instruction générale du 16 août 1966 relatif à l'organisation du service des comptables publics précise dans son paragraphe 2 que "le serment professionnel est l'acte par lequel les comptables jurent de s'acquitter dans leurs fonctions avec probité et fidélité et de se conformer exactement aux lois et règlements qui ont pour objet d'assurer l'inviolabilité et le bon emploi des fonds publics." La prestation de serment est obligatoire, préalablement à l'installation sur le premier poste comptable.

Pour être admis à prêter serment, le comptable doit, d'une part, produire en original ou en copie certifiée l'acte le nommant en qualité de comptable public et l'affectant à un poste de comptable, d'autre part, justifier de la réalisation d'un cautionnement ou de l'engagement d'une caution solidaire.

Procedure d'installation et calendrier

Procédure d'installation

Les documents nécessaires à la procédure d'installation des agents comptables sont transmis au Rectorat qui procède à des envois groupés :

• A l'AFCM pour les cautionnements (bureau DAJ2)
• A la CRC pour les prestations de serment (chargé de mission aide et conseil aux EPLE-agences comptables). Il est nécessaire que les agents comptables transmettent au bureau DAJ2 les procès verbaux de passation de service dans les cas suivants:

• 1er cas : L'agent comptable était en poste dans l'académie l'année scolaire précédente.
  Un double des procès-verbaux de la passation de service de tous les établissements de l'agence comptable.
• 2ème cas : L'agent comptable était en poste dans une autre académie l'année précédente.
  
  • une fiche de renseignements.
  • un double des procès-verbaux de la passation de service de tous les établissements de l'agence comptable.
• 3ème cas : agent comptable affecté sur un premier poste.
  
  • une fiche de renseignements.
  • un double des procès-verbaux de la passation de service de tous les établissements de l'agence comptable.
  • une lettre manuscrite demandant à prêter serment (lettre adressée à Monsieur le Président de la Chambre Régionale des Comptes s/c de Monsieur le Recteur).
  • un double de l'arrêté de nomination.
  • un double de la lettre ou de l'accusé de réception de demande d'adhésion à l'AFCM.
• 4ème cas : changement de périmètre d'une agence comptable

• un double des procès-verbaux de la passation de service des établissements concernés.   

Calendrier

• Septembre : la DPAE envoie l'arrêté de nomination aux intéressés.
• Octobre - Novembre : envoi de la convocation de la CRC pour prestation de serment et envoi de l'arrêté de cautionnement.
• Janvier - Février : envoi du procès-verbal de prestation de serment devant la CRC et envoi de l'original de l'extrait d'inscription à l'AFCM avec accusé de réception à retourner à l'AFCM.

Le cautionnement

Tout comptable qui change d'affectation dans l'académie, exerce pour la première fois en qualité de comptable ou voit son regroupement comptable modifié, est obligatoirement cautionné auprés de l'Association Française de Cautionnement Mutuel (AFCM). Le cautionnement est une garantie de l'Etat face à leur responsabilité personnelle et pécuniaire.

La responsabilité personnelle et pécuniaire des comptables publics est l'un des principes fondamentaux qui régissent le droit de la comptabilité publique. Cette responsabilité s'étend sur toutes les opérations en matière de recettes, de dépenses et de patrimoine dans les conditions prévues par le réglement général de la comptabilité publique. Avant d'être installés sur leur poste, les comptables publics sont tenus de constituer un cautionnement qui est une garantie de l'Etat en cas de mise en cause de leur responsabilité personnelle et pécuniaire.

Les textes

• article 60 de la loi de finance 63-156 du 23 février 1963.
• décret du 24 décembre 1926
• article 60 de la loi de finance 63-156 du 23 février 1963
• le décret 64-685 du 02/07/1964 relatif à la constitution et libération du cautionnement exigé des comptables publics complété par le décret 77-497 du 10 mai 1977 fixe la réglementation sur le cautionnement exigé des comptables publics. Il précise que le montant du cautionnement est fixé par arrêté du ministre des finances.
• Le montant de chaque cautionnement est fixé par arrêté du Recteur d'académie, pris sur avis conforme du Directeur départemental des finançes publiques.
• Le cautionnement est égal à 3% du total des produits budgétaires de la section de fonctionnement de l'établissement ou du groupement d'établissements constaté au titre du dernier exercice écoulé.
• L'arrêté modifié du 24 novembre 2000 relatif aux modalités de fixation du cautionnement des comptables des établissements publics locaux d'enseignement et des établissements dont la responsabilité et la charge incombent entièrement à l'Etat, stipule que ce cautionnement est arrondi au multiple de 100 euros le plus voisin et ne peut être inférieur à 15 200 euros ou supérieur à 157 000 euros.

Le cautionnement de tous les comptables de l'académie doit être révisé tous les trois ans (révision triennale).

Les formalités

Rôle de l'AFCM : transmission des extraits d'inscription

• L'extrait d'inscription est la justification de la garantie accordée par l'AFCM.
• Le décret du 24 décembre 1926 stipule que les extraits d'inscriptions sont remis par l'AFCM à chaque intéressé par la voie hiérarchique (bureau DAJ2).

Formalités obligatoires à remplir par l'agent comptable

Dans le cadre de ses fonctions, l'agent comptable doit constituer obligatoirement un cautionnement. Toutefois, un nouvel agent comptable nommé en qualité d'intérimaire n'est pas tenu de constituer des garanties.

L'agent comtable doit signaler à l'AFCM tout changement de son état civil ou dans ses fonctions susceptibles d'entraîner la modification du certificat d'inscription en lui adressant l'original de son certificat accompagné des pièces justificatives.
En cas de mutation, le certicat de quitus et l'original de l'extrait d'inscrition doit être transmis à l'AFCM.
En cas de rupture d'adhésion à l'AFCM en cours de gestion, cette dernière en informe l'agent comptable qui est tenu de constituer son nouveau cautionnement dans un délai de 15 jours, à dater de la mise en demeure qui lui est adressée par l'administration dont il dépend.