La cellule académique des achats a regroupé des informations pour tous les acheteurs.

A noter : à compter du 1er mai 2010, le seuil de la procédure adaptée passe de 20 000 euros HT à 4 000 euros HT.

• Les missions de la cellule académique des achats
• Comment déterminer les besoins
• Savoir apprécier les seuils de procédure
• Lexique des marchés publics

Les missions de la cellule académique des achats

• assurer le pilotage académique des achats en conformité avec la politique nationale et interministérielle ;
• déterminer la programmation des achats et du niveau de mutualisation, en concertation avec l'ensemble des services relevant de l'académie ;
• apporter conseils auprès des services prescripteurs : analyser les besoins, choisir les procédures de mise en concurrence, aider à la rédaction des cahiers des charges et lancer les consultations ;
• proposer le support de publicité le mieux adapté en fonction de la nature du marché ;
• mettre en ligne le dossier de consultation soit sur le site du rectorat, soit sur la place de marché interministérielle (PMI) permettant aux entreprises de télécharger le dossier et de remettre leurs offres de manière dématérialisée ;
• réceptionner les offres des marchés dont la cellule assure la mise en concurrence ; analyser les offres conjointement avec service prescripteur (l'acheteur) et gérer la fin de la procédure (lettres de rejet, notifications, rapports de présentation, avis d'attribution, ...) ;
• à terme, participer au développement de l'approche économique des achats ;
• tenir des tableaux de bord;
• participer aux actions du réseau d'achat du MEN ;
• d'une manière générale, la cellule assure le suivi des marchés ministériels, met en oeuvre et veille à la bonne exécution des procédures formalisées passées au niveau académique.

Rappel : La cellule des achats doit viser préalablement tous vos achats d'un montant supérieur à 20 000 EUR HT même si elle ne les prend pas directement en charge.

Comment déterminer les besoins

Pourquoi l'acheteur doit-il identifier son besoin ? Parce que de la définition précise du besoin dépend non seulement le choix de la procédure d'achat mais avant tout la satisfaction de l'usager ou de l'utilisateur. En outre, une définition incomplète peut entraîner une incompréhension de la part des entreprises qui répondraient partiellement ou pas du tout.

Une bonne analyse du besoin permet d'obtenir une prestation au meilleur prix et dans des conditions économiques et techniques optimales contribuant de ce fait à une meilleure gestion des deniers publics.

L'analyse du besoin répond à trois étapes successives :

1. La première consiste en réalité en 2 points : d'une part sa programmation pour éviter un achat précipité (fausse urgence, la seule urgence retenue par le législateur étant celle liée à la sécurité) et d'autre part son identification par nature d'achats à partir de la nomenclature PCE (Plan Comptable d'Etat),
2. La seconde porte sur sa définition ; l'acheteur doit se poser les questions suivantes :
   • quelle fonction ou quel usage de la prestation envisagée ?
   • pour qui ?
   • quelle fréquence d'utilisation ?
   • est-ce un besoin récurrent ?
   • est-ce un besoin ponctuel mais régulier (une fois l'an) ?
   • quelle quantité ou quel volume ?
   • quel coût financier ?
   • quelles sont les normes ?
   • quel niveau de qualité ?
   Jusqu'à la rédaction du cahier des charges techniques.
3. La troisième est plutôt une démarche pour optimiser la concurrence en recensant le nombre d'entreprises susceptibles de répondre à la demande mais aussi en allotissant (en lots séparés) pour susciter la plus large concurrence (« sauf si l'objet du marché ne permet pas l'identification de prestations distinctes » cf article 10 du Code des Marchés Publics).

A ce niveau de réflexion, l'acheteur vérifie sur la liste des marchés déjà passés au niveau académique ou ministériel si le besoin peut avoir lieu dans le cadre de l'un d'entre eux et dans le cas contraire, décide ou non de s'adresser à la Cellule achats/marchés publics. Si le montant estimé est supérieur à 20 000 EUR HT, la cellule est obligatoirement sollicitée avant toute procédure d'achat.

En fonction du montant et de la nature de la prestation envisagée, la cellule propose à l'acheteur de formuler sa demande d'achat sous la forme d'une procédure de marché public.

Savoir apprécier les seuils de procédure

Rappelons ici que dès le premier euro, tout achat doit s'effectuer dans le respect des grands principes de la commande publique que sont la liberté d'accès, l'égalité de traitement des candidats et la transparence des procédures. Ces obligations sont mises en œuvre par le code des marchés publics (CMP) et garantissent à l'acheteur la sécurité juridique.

Le marché public est un contrat écrit (bon de commande ou acte d'engagement) par lequel une personne morale de droit public satisfait ses besoins en fournitures, services ou travaux.

La règle de passation d'un marché est celle de l'appel d'offres mais en fonction du montant et de la nature des prestations envisagées, le marché public peut être conclu selon différentes procédures qui sont essentiellement:

• le marché passé selon une procédure adaptée (MAPA),
• l'appel d'offres ouvert ou restreint,
• le marché négocié.

Le CMP autorise l'acheteur à définir lui-même sa procédure de mise en concurrence si le montant estimé est inférieur à 125 000 EUR HT. Mais attention, il faut retenir que la somme des achats réalisés dans l'année par des services différents mais dépendant de la même entité sont computés au fur et à mesure. Ainsi, des achats de faibles montants peuvent, s'ils sont récurrents et afférents à un code PCE, au niveau global, impliquer une mise en concurrence formelle car bien que le seuil de 125 000 EUR HT ne soit pas nécessairement atteint, entre 20 000 et 90 000 EUR HT, l'acheteur est tenu de faire une publicité adaptée mais efficace, c'est-à-dire suffisamment large pour toucher le plus de candidats possible. Au delà de 90 000 EUR HT, la publicité est obligatoirement déposée dans un journal d'annonces légales (JAL) ou au bulletin officiel des annonces de marchés publics (BOAMP).

La connaissance du milieu concurrentiel revêt ici toute son importance pour que l'acheteur assure une mise en concurrence des plus efficientes.

• Entre 20 000 et 90 000 EUR : Publicité adaptée
• entre 90 000 et 125 000 EUR : Publicité obligatoire dans un JAL ou au BOAMP
• plus de 125 000 EUR : Publicité obligatoire au BOAMP et au JOUE
• En ce qui concerne les travaux, le seuil n'est pas de 125 000 EUR HT mais 4 845 000 EUR HT.

Le seuil de publicité obligatoire au BOAMP et au JOUE (Journal Officiel de l'Union Européenne) coïncide au seuil de passation de procédures d'achat formalisées décrites dans le CMP et qui sont résumées dans le lexique.